Was ist eine VCF-Datei?
VCF steht für vCard File. Die Endung .vcf gehört zum Standardformat vCard, in dem Kontaktdaten wie Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Firma und Anschrift gespeichert werden. Das Format ist herstellerunabhängig, deshalb verstehen es iPhone, Android, Outlook, Mac und Google Kontakte gleichermaßen.
Es gibt mehrere Versionen. Die Version 2.1 ist die älteste und stammt noch aus den Anfangszeiten des Formats, 3.0 ist in RFC 2426 beschrieben und weit verbreitet, 4.0 steht in RFC 6350. Für den Alltag ist die Version selten entscheidend: Moderne Geräte lesen alle drei. Erzeugst du selbst eine Datei, ist 3.0 die sicherste Wahl.
So ist eine .vcf aufgebaut
Öffnest du eine VCF-Datei im Texteditor, siehst du reinen Text, eine Angabe pro Zeile. Die erste Zeile lautet BEGIN:VCARD, die letzte END:VCARD. Dazwischen steht VERSION:3.0 und danach die eigentlichen Felder, jeweils als Name, Doppelpunkt und Wert, zum Beispiel FN:Karl Muster für den Anzeigenamen oder EMAIL:karl@muster.de für die Adresse.
Weil jede Zeile ein Feld ist, lässt sich eine Datei auch von Hand korrigieren. Das hilft später bei der Fehlersuche.
| Feld | Bedeutung | Hinweis |
|---|---|---|
| FN | Vollständiger Anzeigename | Pflichtfeld in Version 3.0 und 4.0 |
| N | Name in Teilen, getrennt durch Semikolon | Reihenfolge: Nachname;Vorname;weitere Vornamen;Anrede;Zusatz |
| ORG | Firma | Abteilungen folgen nach einem Semikolon |
| TITLE | Position oder Funktion | zum Beispiel Geschäftsführer |
| TEL | Telefonnummer | Typ wie CELL oder WORK möglich, Nummer am besten mit Landesvorwahl |
| E-Mail-Adresse | darf mehrfach vorkommen | |
| URL | Website | vollständig mit https:// |
| ADR | Postanschrift | sieben Teile, Straße, Ort und PLZ stehen weiter hinten |
VCF-Datei öffnen und importieren
Im Normalfall genügt ein Tipp oder Doppelklick auf die Datei. Das Gerät zeigt eine Vorschau und fragt, ob du den Kontakt hinzufügen willst. Die genauen Bezeichnungen der Menüs unterscheiden sich je nach Version und Hersteller.
| Gerät oder Programm | So geht es |
|---|---|
| iPhone | Datei in Mail, Nachrichten oder der Dateien-App antippen, dann den Kontakt sichern |
| Android | Datei antippen und mit Kontakte öffnen. Alternativ in der Kontakte-App über die Einstellungen importieren und die VCF-Datei wählen |
| Outlook | Doppelklick auf die Datei öffnet den Kontakt, dort speichern und schließen |
| Mac Kontakte | Doppelklick auf die Datei oder die Datei in das Fenster der Kontakte-App ziehen |
| Google Kontakte | Im Browser auf contacts.google.com die Funktion Importieren wählen und die Datei hochladen |
| Windows ohne Outlook | Doppelklick öffnet die Datei mit dem Programm, das für .vcf eingestellt ist. Ohne passendes Programm hilft der Texteditor oder der Import in Google Kontakte |
Mehrere Kontakte in einer VCF-Datei
Eine VCF-Datei darf beliebig viele Kontakte enthalten. Die Einträge stehen einfach hintereinander, jeder mit eigenem BEGIN:VCARD und END:VCARD. Das ist praktisch für Exporte aus dem Adressbuch oder für Teamlisten.
Beim Import erkennen Mac Kontakte, Google Kontakte und Outlook solche Sammeldateien in der Regel und legen alle Einträge an. Einzelne Programme öffnen dagegen nur den ersten Kontakt. Hilft das nicht, teile die Datei im Texteditor in mehrere Dateien auf, je eine pro Kontakt.
Umlaute, Zeichensalat und andere typische Fehler
Umlaute sind kaputt
Aus ä wird ein Zeichenpaar mit Tilde oder Fragezeichen. Ursache ist fast immer eine falsche Kodierung. vCard 3.0 und 4.0 erwarten UTF-8. Öffne die Datei im Texteditor und speichere sie als UTF-8 ab, dann klappt der Import.
Die Datei bleibt leer oder wird abgelehnt
Prüfe, ob die erste Zeile BEGIN:VCARD und die letzte END:VCARD lautet und ob eine VERSION-Zeile vorhanden ist. Fehlt etwas davon, lehnen manche Programme die Datei ab.
Nur ein Kontakt wird importiert
Das Programm liest nur den ersten Eintrag einer Sammeldatei. Importiere stattdessen über Google Kontakte oder teile die Datei auf.
Das Foto fehlt
Bilder werden als langer Textblock in der Datei abgelegt. Nicht jede App übernimmt ihn, vor allem bei sehr großen Bildern. Das Foto lässt sich nach dem Import im Kontakt neu setzen.
Die Datei lässt sich nicht antippen
Mail-Programme und Messenger behandeln Anhänge unterschiedlich. Speichere die Datei in der Dateien-App oder im Downloads-Ordner und öffne sie dort.
Eine VCF-Datei selbst erstellen
Du kannst eine VCF-Datei von Hand schreiben, im Texteditor und mit den Feldern aus der Tabelle oben. Speichere sie als UTF-8 mit der Endung .vcf. Bequemer ist der kostenlose vCard-Generator von Visitenkarl: Du trägst Name, Telefon, E-Mail, Firma und Adresse in ein Formular ein und lädst die fertige Datei herunter.
Der Generator läuft komplett in deinem Browser. Die Daten werden nicht an einen Server gesendet, und du brauchst weder Konto noch Anmeldung. Zusätzlich entsteht ein QR-Code mit denselben Daten, den du als PNG oder SVG laden kannst.
Warum eine VCF-Datei statisch ist
Eine VCF-Datei ist eine Momentaufnahme. Wer sie gespeichert hat, behält den Stand von damals. Wechselt deine Nummer oder deine Position, hat jeder Empfänger weiterhin die alten Daten, und die Datei musst du erneut verschicken. Dasselbe gilt für einen QR-Code, der die Kontaktdaten direkt enthält.
Eine digitale Visitenkarte löst das anders. Der QR-Code zeigt auf eine Karte im Browser, die du an einer Stelle änderst. Der Empfänger speichert den Kontakt mit einem Tipp als vCard, braucht dafür keine App, und gedruckte QR-Codes und NFC-Karten bleiben gültig. Mit Visitenkarl kannst du außerdem die Aufrufe deiner Karte in den Analytics sehen. Der Free-Plan ist dauerhaft kostenlos.
Wann VCF reicht und wann die digitale Karte besser passt
| Situation | Besser geeignet |
|---|---|
| Einmalig einen Kontakt schicken | VCF-Datei |
| Adressbuch sichern oder umziehen | VCF-Datei mit mehreren Kontakten |
| Karte auf Visitenkarte, Flyer oder in der Signatur | Digitale Karte mit QR-Code |
| Daten ändern sich, Empfänger sollen aktuell bleiben | Digitale Karte |
| Team mit einheitlichem Auftritt | Digitale Karte mit Team-Verwaltung |